Sakiet, lūdzu, ja izdevumiem par reprezentatīviem pasākumiem tiek noformēts viens apkopojošs dokuments, kas sevī ietver šādu informāciju: 1. Mūsu uzņēmuma nosaukums, tā reģistrācijas numurs; 2. Atbildīgās personas paraksts, atšifrējums un dati par ieņemamo amatu; 3. Vadības paraksts, atšifrējums un dati par ieņemamo amatu; 4. Izdevuma dokumentu numuri, datumi, piegādātāja nosaukums, iegādātās preces / pakalpojuma apraksts, iegādes mērķis, kā arī summa (izdevumu dokumentu oriģināli tiek pievienoti minētajam dokumentam); 5. Dokumenta parakstīšanas datums. Vai ir nepieciešams vēl papildus noformēt Reprezentācijas aktu, kurā pēc būtības ietverta tā pati informācija, kāda norādīta iepriekš?Vai arī mēs šo dokumentu varam formēt kā Avansa norēķinu ar visiem datiem? Augstāk minētā kārtība tiek atrunāta Grāmatvedības organizācijas dokumentos.
Atbild SIA TaxLink Baltic projektu vadītājs Andris Jaunzemis:
Kārtību, kādā ir sagatavojami grāmatvedības dokumenti, nosaka MK noteikumi Nr. 585 Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju (turpmāk - Noteikumi). Saskaņā ar Noteikumu 42.punktu, ja speciālajos likumos vai citos normatīvajos aktos attiecībā uz kādiem konkrētiem grāmatvedības organizācijas dokumentiem nav noteikts citādi, grāmatvedības organizācijas dokumentus izstrādā, apstiprina un par to saturu atbild uzņēmuma vadītājs. Tāpat Noteikumu 43.punkts nosaka, ka ar uzņēmuma saimnieciskajiem darījumiem saistīto attaisnojuma dokumentu sagatavošanu, reģistrāciju, apgrozību un citus lietvedības jautājumus grāmatvedībā nosaka dokumentu apgrozības apraksts vai shēma. Šajā aprakstā vai shēmā ietver attaisnojuma dokumentu plūsmu saimniecisko darījumu sistēmās, šo dokumentu pārbaudes un apstrādes secību, izpildes termiņus, izpildītājus, uzņēmumā sagatavoto attaisnojuma dokumentu eksemplāru skaitu, glabāšanas vietu, ilgumu un citu informāciju.
Tādejādi no augstāk minētā ir secināms, ka uzņēmumam ir tiesības brīvi izvēlēties, kādus dokumentus tas sagatavo reprezentācijas izdevumu pamatošanai. Dokumentu veidi ir nosakāmi uzņēmuma grāmatvedības politikā. Tāpat ir svarīgi pievērst uzmanību, ka uzņēmuma reprezentācijas attaisnojuma dokumentiem ir jāietver informācija, kas apliecina, to, ka:
www.ifinanses.lv